Trocar de agenda assusta por um motivo só: perder cliente
Quem já tem uma base montada não teme a ferramenta nova, teme perder o que levou anos para juntar: telefone das clientes, aniversários, quem prefere qual profissional. A boa notícia é que a parte que importa costuma ser exportável — e a parte que não é, você usa menos do que imagina.
O que dá para levar
- Cadastro de clientes: nome, telefone, e-mail, data de nascimento. É o essencial, e quase sempre exportável em planilha;
- Serviços e preços: recadastrados em minutos, e é uma boa hora para limpar o que não vende mais;
- Profissionais e horários de trabalho;
- Agendamentos futuros: normalmente refeitos à mão, por isso vale escolher uma semana com poucos horários marcados à frente.
O que geralmente fica para trás
Histórico financeiro, comandas antigas e pacotes em andamento raramente migram entre sistemas diferentes. O caminho prático é encerrar os pacotes em aberto no sistema antigo e manter o acesso a ele por algumas semanas, só para consulta.
Passo a passo
- Exporte a lista de clientes do sistema atual. Quase todos têm essa opção em relatórios ou configurações; se não tiver, peça ao suporte deles antes de cancelar.
- Limpe a planilha: tire duplicados, padronize o telefone com DDD e apague quem não atende há anos. Importar sujeira é importar retrabalho.
- Cadastre a estrutura primeiro: serviços, duração, preço, profissionais e horário de funcionamento. Sem isso, a agenda não consegue oferecer horários corretos.
- Importe as clientes e confira uma amostra: dez nomes, dez telefones.
- Defina a data de virada e, a partir dela, marque tudo só no sistema novo.
- Avise suas clientes com uma mensagem curta e o novo link de agendamento.
Como é no Unna
A importação de clientes aceita um arquivo CSV e mostra uma tela para você dizer qual coluna é nome, telefone, e-mail ou data de nascimento — o formato da planilha não precisa ser igual ao nosso. Há também um arquivo de exemplo para baixar e usar de molde.
Escolha a semana certa
Evite início de mês, véspera de data comemorativa e semanas com agenda cheia. O melhor momento costuma ser logo depois de um pico: movimento menor, cabeça mais tranquila e tempo para conferir.
Duas semanas depois, confira
Olhe três coisas: as mensagens automáticas estão chegando para as clientes, os valores dos serviços estão certos nas comandas e a agenda de cada profissional está mostrando o que deveria. É aí que aparecem os detalhes que ninguém nota na primeira semana.